Operations Assistant (Administration) m/w/d

Du bist organisiert, kommunikativ und serviceorientiert? Dann unterstütze unser Team als Operations Assistant (Administration) m/w/d im Büroalltag – von Angeboten, Verträgen und Rechnungswesen über Kundenbetreuung bis zur Terminkoordination. Du bist zuverlässig, loyal und diskret im Umgang mit vertraulichen Informationen und trägst so entscheidend zum reibungslosen Ablauf bei. Gleichzeitig bekommst Du die Möglichkeit, bei der spannenden Eröffnung von Terra Saar im kommenden Jahr mitzuwirken und wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Mit Deiner herzlichen, aufgeschlossenen Art schaffst Du eine angenehme Atmosphäre für Gäste und Kollegen. Du überzeugst durch Teamgeist, Flexibilität, Empathie und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen Ruhe zu bewahren. Dein Organisationstalent und Deine Kommunikationsstärke machen Dich zu einer zentralen Stütze unseres Teams.

Bewirb Dich jetzt und gestalte gemeinsam mit uns einzigartige Projekte und den Erfolg unseres wachsenden Unternehmens!

Wir bieten:

• Eine herzliche und entspannte Arbeitsatmosphäre, in der Teamarbeit und Zusammenhalt großgeschrieben werden.

• Die Möglichkeit, in einem jungen und dynamischen Unternehmen mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen.

• Eine faire, wettbewerbsfähige und steueroptimierte Vergütung sowie attraktive Sozialleistungen.

• Kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten und Unterstützung bei Deiner persönlichen und beruflichen Entwicklung.

• Individuell abgestimmte Benefits, die wir gemeinsam nach Deinen Wünschen gestalten.

Du bringst mit:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische und/oder Hospitality Ausbildung – oder bringst andere Abschlüsse mit, die Dich perfekt für diese Rolle machen.

• Du hast bereits Erfahrung in einer vergleichbaren Position (z. B. Teamassistenz, Office Management)

• Deine herzliche und aufgeschlossene Persönlichkeit macht dich aus. Serviceorientierung liegt dir im Blut.

• Du bist organisiert, detailorientiert und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.

• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen sind für dich selbstverständlich.

• Du arbeitest gerne im Team, arbeitest aber selbständig, und bringst eine hohe Kommunikationsfähigkeit mit.

• Du lernst dich schnell in neue EDV-Anwendungen ein und hast Freude daran, digitale Tools effektiv zu nutzen.

Diese Aufgaben erwarten dich:

Angebots- und Vertragsmanagement
Unterstützung bei der Erstellung professioneller Angebote und Verträge für Mandanten.
Sicherstellung der Einhaltung von Anforderungen und Fristen.
Unterstützung bei Verhandlungen und Vertragsabschlüssen.

Dokumentation, Organisation und Rechnungswesen
Pflege und Aktualisierung wichtiger Unternehmensdokumente und Datenbanken.
Erfassung, Prüfung und Vorbereitung von Rechnungen sowie administrative Unterstützung.
Effiziente Archivierung und Bereitstellung relevanter Informationen für das Team.
Mandanten- und Beziehungsmanagement
Unterstützung bei der Pflege und Entwicklung von Geschäftsbeziehungen.
Exzellente Betreuung von Gästen, Kunden und Geschäftspartnern.
Professionelle Korrespondenz und Bearbeitung von Anfragen.

Prozessoptimierung
Analyse und Verbesserung interner Arbeitsabläufe.
Einführung effizienter Strukturen, die den Büroalltag erleichtern.
Kontinuierliche Identifikation von Optimierungspotenzialen im Team.

Terminkoordination und Unterstützung bei Veranstaltungen
Koordination von Terminen, Projekten und Aufgaben zwischen Teams.
Unterstützung bei der Planung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen.
Vorbereitung von Materialien und Abstimmung logistischer Details für reibungslose Abläufe.